Como Organizar os Documentos de Forma Prática

Você já pensou em organizar os documentos que você tem em casa ou no trabalho? Você sabe onde estão os seus documentos mais importantes, como identidade, passaporte, certidão de nascimento, etc.? Você tem uma pilha de papéis acumulados que não sabe o que fazer? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, este post é para você!

Neste post, vamos te ensinar como organizar os documentos de forma prática, usando técnicas simples e eficientes que vão te ajudar a economizar tempo, espaço e recursos. Você vai aprender:

1. Por que Organizar os Documentos?

Facilita a Localização

  • Você não perde tempo procurando os documentos que precisa: Se você tem os documentos organizados por categoria, assunto e data, você sabe exatamente onde eles estão e pode encontrá-los rapidamente.
  • Você evita atrasos, multas e problemas legais: Se você tem os documentos organizados, você não corre o risco de perder prazos, pagamentos ou compromissos importantes, que podem gerar consequências negativas para você.

Evita Perdas e Danos

  • Você protege os documentos de possíveis acidentes: Se você tem os documentos armazenados em pastas, arquivos, caixas ou cestos, você evita que eles sejam rasgados, manchados, mofados ou perdidos.
  • Você preserva os documentos de valor histórico, sentimental ou financeiro: Se você tem os documentos digitalizados ou guardados em locais seguros, você garante que eles não se deteriorem ou se percam com o tempo.

Reduz o Tempo de Procura

  • Você se sente mais tranquilo e confiante: Se você tem os documentos organizados, você tem controle sobre eles e sabe que pode acessá-los sempre que precisar.
  • Você melhora a sua produtividade e criatividade: Se você tem os documentos organizados, você libera espaço físico, que podem ser usados para outras atividades mais importantes ou prazerosas.

2. Como Organizar os Documentos?

Separe os Documentos por Categoria

  • Reúna todos os documentos que você tem em casa ou no trabalho: Você pode começar por um cômodo, uma gaveta ou uma pilha de papéis. Não se preocupe em organizar agora, apenas junte todos os documentos que encontrar.
  • Separe os documentos por tipo, como pessoais, profissionais, financeiros, etc: Você pode usar uma mesa, um chão ou uma cama para fazer essa separação. Coloque cada tipo de documento em uma pilha diferente.
  • Separe os documentos por assunto, como educação, impostos, etc: Dentro de cada tipo de documento, faça uma nova separação por assunto. Coloque cada assunto em uma subpilha diferente.

Descarte os Documentos Desnecessários

  • Verifique cada documento e decida se ele é necessário ou não: Você pode usar alguns critérios para fazer essa decisão, como a validade, a duplicidade, a utilidade e a relevância do documento.
  • Descarte os documentos que não são mais necessários: Você pode rasgar, picar ou reciclar esses documentos. Se eles contiverem informações pessoais ou confidenciais, certifique-se de destruí-los completamente.

Digitalize os Documentos Importantes

  • Escolha os documentos que são importantes, que precisam ser guardados por muito tempo ou que são usados com frequência: Você pode usar alguns critérios para fazer essa escolha, como a importância, a durabilidade, a frequência e a segurança do documento.
  • Digitalize os documentos usando um scanner, uma impressora multifuncional ou um aplicativo de celular: Você pode usar o equipamento que tiver à disposição ou que for mais conveniente para você. Digitalize os documentos em alta qualidade e salve-os em formato PDF ou JPG.
  • Guarde os documentos digitais em um computador, em um pen drive, em um HD externo ou em um serviço de nuvem: Você pode usar o dispositivo ou o serviço que for mais acessível, seguro e confiável para você. Guarde os documentos digitais em pastas organizadas por categoria e assunto.

Armazene os Documentos de Forma Segura e Organizada

  • Use pastas e arquivos para guardar os documentos físicos: Você pode usar pastas de papelão, plástico ou tecido. Você pode usar arquivos de mesa, de gaveta ou de parede. Escolha os materiais e os modelos que sejam mais adequados ao seu espaço e ao seu orçamento.
  • Use etiquetas e divisórias para identificar e organizar os documentos dentro das pastas e dos arquivos: Você pode usar etiquetas adesivas, de papel ou de tecido. Você pode usar divisórias de papel, plástico ou tecido. Escreva nas etiquetas e nas divisórias o nome da categoria e do assunto dos documentos.
  • Use caixas e cestos para guardar as pastas e os arquivos: Você pode usar caixas de papelão, plástico ou madeira. Você pode usar cestos de vime, palha ou tecido. Escolha os materiais e os tamanhos que sejam mais práticos e decorativos para o seu espaço.

3. Como Manter os Documentos Organizados?

Crie uma rotina de organização dos documentos

  • Estabeleça uma frequência para organizar os documentos: Você pode escolher uma frequência que seja adequada ao seu ritmo e à sua necessidade, como uma vez por semana, por mês ou por ano. O importante é que você tenha um tempo reservado para organizar os documentos.
  • Aproveite esse tempo para revisar, descartar, digitalizar e armazenar os documentos: Você pode usar as dicas que já aprendeu nas sessões anteriores para fazer essa revisão. Você pode verificar se os documentos estão atualizados, se são necessários, se estão digitalizados e se estão armazenados de forma segura e organizada.

Siga o método FIFO (First In, First Out)

O método FIFO, que significa “First In, First Out” (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), é uma prática de gestão de estoque comumente usada em diversas áreas, desde a indústria até a organização doméstica. Esse método é especialmente útil para produtos perecíveis ou itens que têm uma validade específica. Aqui está uma explicação detalhada de como o método FIFO funciona:

  1. Primeiro a Entrar (First In):
    • Quando novos produtos são recebidos ou comprados, eles são adicionados ao final da fila de estoque existente.
    • Ou seja, os produtos mais recentes são colocados no final da fila, seguindo a ordem de entrada.
  2. Primeiro a Sair (First Out):
    • Quando ocorre uma venda ou uma retirada de produtos, os itens mais antigos são os primeiros a serem utilizados.
    • Isso significa que os produtos mais antigos são retirados do estoque primeiro, antes dos mais recentes.

Exemplo de FIFO com Documentos em Casa

Suponha que em casa você tem uma pasta onde guarda documentos pessoais, como contas de água, luz e telefone, e precisa organizá-los de forma que os mais antigos sejam utilizados primeiro. Vamos considerar os seguintes documentos:

  1. Conta de Água (Documento A): Recebida em janeiro de 2024
  2. Conta de Luz (Documento B): Recebida em fevereiro de 2024
  3. Conta de Telefone (Documento C): Recebida em março de 2024
  4. Contrato de Locação (Documento D): Recebido em abril de 2024

Agora, vamos aplicar o método FIFO para a utilização desses documentos:

1. Utilização de Documentos em 15/05/2024:

  • Você precisa pagar uma conta e consultar um documento.
  • De acordo com o método FIFO, o primeiro documento a ser utilizado será a Conta de Água (Documento A), que foi a primeira recebida.
  • Você paga a conta de água e consulta as informações necessárias.

2. Utilização de Documentos em 30/05/2024:

  • Agora, é necessário pagar a conta de luz.
  • Como a Conta de Água (Documento A) já foi utilizada, o próximo na fila é a Conta de Luz (Documento B).
  • Você paga a conta de luz e consulta as informações necessárias.

3. Utilização de Documentos em 15/06/2024:

  • Chegou a hora de pagar a conta de telefone.
  • Como as contas anteriores foram utilizadas, o próximo na fila é a Conta de Telefone (Documento C).
  • Você paga a conta de telefone e consulta as informações necessárias.

4. Utilização de Documentos em 30/06/2024:

  • Agora, você precisa verificar alguma informação no contrato de locação.
  • Como as contas foram utilizadas, o próximo na fila é o Contrato de Locação (Documento D).
  • Você consulta o contrato de locação e verifica as informações necessárias.

5. Utilização de Documentos em 15/07/2024:

  • Mais uma vez, você precisa consultar a conta de água.
  • Como todos os documentos anteriores foram utilizados, o próximo na fila é novamente a Conta de Água (Documento A).
  • Você consulta a conta de água e verifica as informações necessárias.

Benefícios do Método FIFO:

  • Redução de Perdas: O método FIFO ajuda a reduzir desperdícios e perdas de produtos, especialmente em itens perecíveis, garantindo que os mais antigos sejam utilizados primeiro.
  • Maior Rotatividade: Ao usar os produtos mais antigos primeiro, o estoque é constantemente renovado, o que pode levar a uma rotatividade mais eficiente e frescor dos produtos.
  • Simplicidade: É um método simples de implementar e entender, o que facilita sua aplicação em diversos tipos de negócios e situações.

Use o princípio dos 5S

O princípio dos 5S é uma metodologia de origem japonesa focada na organização e limpeza do ambiente de trabalho. Esse método busca melhorar a eficiência, produtividade e segurança, além de promover um ambiente mais agradável e motivador para os colaboradores. Cada “S” representa uma etapa do processo, conforme descrito abaixo:

Os 5S:

  1. Seiri (Senso de Utilização):
    • Consiste em separar o que é necessário do que não é, eliminando itens desnecessários do ambiente de trabalho.
    • Exemplo: Remover ferramentas quebradas ou obsoletas, documentos não utilizados, materiais sem uso, etc.
  2. Seiton (Senso de Ordenação):
    • Organização eficiente dos itens necessários após a etapa de separação.
    • Cada item deve ter um local específico e de fácil acesso, facilitando o uso e evitando desperdício de tempo procurando por objetos.
    • Exemplo: Etiquetar prateleiras e armários, estabelecer padrões de organização, definir áreas de trabalho claramente.
  3. Seiso (Senso de Limpeza):
    • Realizar a limpeza completa do ambiente de trabalho, incluindo a remoção de sujeira, poeira e detritos.
    • Manter o local de trabalho limpo e organizado, o que contribui para a segurança e bem-estar dos colaboradores.
    • Exemplo: Implementar rotinas de limpeza diária, manutenção de máquinas e equipamentos, identificação e correção de fontes de sujeira.
  4. Seiketsu (Senso de Padronização):
    • Padronização das práticas e procedimentos de trabalho para manter os padrões estabelecidos nos 3S anteriores.
    • Criar normas e rotinas para manter o ambiente organizado e limpo de forma contínua.
    • Exemplo: Desenvolver checklists de limpeza e organização, treinar colaboradores nas práticas dos 5S, estabelecer padrões visuais para identificação de itens e áreas.
  5. Shitsuke (Senso de Disciplina):
    • Cultivar hábitos e disciplina para manter os 4S anteriores de forma consistente e contínua.
    • Promover a responsabilidade individual e coletiva pela organização e limpeza do ambiente.
    • Exemplo: Realizar auditorias periódicas dos 5S, incentivar a participação de todos, reconhecer e recompensar boas práticas.

Benefícios dos 5S:

  • Aumento da produtividade: Com um ambiente organizado e limpo, os colaboradores podem trabalhar de forma mais eficiente e com menos interrupções.
  • Redução de desperdícios: Eliminar itens desnecessários e otimizar a organização contribui para a redução de desperdícios de tempo, materiais e recursos.
  • Melhoria da segurança: Um ambiente limpo e organizado reduz os riscos de acidentes, tornando o local de trabalho mais seguro.
  • Melhoria do clima organizacional: Ambientes organizados e limpos tendem a ser mais agradáveis para se trabalhar, aumentando a motivação e satisfação dos colaboradores.
  • Facilita a implementação de outras metodologias: Os 5S são uma base sólida para a implementação de outras metodologias de melhoria contínua.

Com essas dicas, você aprendeu como organizar os documentos de forma prática, economizando tempo, espaço e recursos. Agora, você pode ter mais tranquilidade, segurança e produtividade no seu dia a dia. Experimente e compartilhe sua experiência conosco!